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基礎講座⑤｜会議が変われば社会が変わる

2019.06.08

とびラボなど、とびラーが活動をつくっていく過程で行う「ミーティング」。よいコミュニケーションを育んでいくためには、このミーティング（会議）のあり方が大切です。今回は「会議が変われば社会が変わる」をテーマに、参加者が主体的に関わることができる「よいミーティング」をつくるための手法を学んでいきます。

講師にお迎えするのは、青木将幸さん。
ミーティングファシリテーターとして様々な地域、団体の会議の場で活躍されています。その種類は国際会議から家族会議まで幅広く、あらゆる種類の話し合いの場を研究しながら、進行役として全国を飛び回っていらっしゃいます。

「今日は決め切った進行はしません。みなさんとのやりとりの中で進めていきます。いつでも質問・発言歓迎です。気になったことがあったら言ってください。」
自己紹介とともに、柔らかな進行で講座がスタートします。

＜午前＞

早速冒頭から質疑応答の時間です。

「これからミーティングについて学んでいくにあたって、今聞いておきたいことは？」

とびラーからいくつかの質問がでてきます。

・青木さんがミーティングファシリテータを志したのはなぜ？
「学生時代の環境問題に関わる活動で経験した様々な話し合いの場は、相手を言い負かせたり、バトルのようなことが多くありました。ですがそれだと仲間が離れていってしまったんです。根本的な間違えがあることに気付き、ミーティングの手法についてを学びにアメリカ行きました。アメリカはプロのファシリーテーターがいるほどその文化が発展していて、よいミーティングのためのやり方や作法があることを知りました。」

・ひとりで会議もできちゃうとおっしゃっていましたが、具体的にはどうやって？
「だれでもこの場にいない人でよいので、好きな人を思い浮かべてください。有名人や歴史上の人物まで召喚できますね、そんなことができたら面白いでしょ？ポイントは、その人だったらなんと言うかなと想像してみることです。その場にいないユーザーの声に耳を傾けること。例えば、子どものための何かを考える時に、その会議には大人しかいない時、人形を置いて、時々その人形に話させてみたり（笑）。会議の場にいない人のことを考えるのは、重要な手法の一つです。」

・参加者から意見や質問が出なかったらどうしたらよい？
「沈黙は進行役にとって不安な時間。ミーティングを勉強する上での僕のお師匠さんが、沈黙のことについてこういう話をしてくれました。クジラをイメージしてみます。クジラは深く潜って餌を捕らえたり、呼吸をするために海面にあらわれたりします。潜っている時間は、海底に美味しいものなのか、宝箱なのか、何かを取りに行って、こんなのあったよっていうのを見せに来てくれるまでの時間です。同じように、沈黙もその人が大事な物を取りに行っている時間と考えてみてください。ファシリテーターは沈黙を待てるように訓練します。待てないのはこっちの気の焦りなんですよね。沈黙を、クジラが宝箱を取りに行っている時間とと考えてみてください。何秒、何分待っても全く問題ないと思います。よいミーティングをやる要素として、待つということも一つの作法です。」

・ファシリテーターにはどんな準備が必要？
「ファシリテーターはあまりその議題にについての情報を持ちすぎない方がよいです。思ってもいない展開がある方がよくて、なるべく白い状態で臨み、その会議に参加している人たちに意見や情報をだしてもらうようにしています。」

・会議と雑談の違いってなんでしょう？
「オフィシャルに議題や時間と場所が決まっているのが会議、その周辺にある合間のコミュニケーションが雑談だと思います。どちらもあって、トータルでコミュニケーションがとれているのがいいですよね。補い合う関係、どちらも大事ですね。」

他にも、板書でのイラストの活用についてなど、たくさんの質問が出ました。

■グッドミーティングの定義を考える

これからのとびラー同士のミーティングを行っていく上で、どんなミーティングが「よい」ミーティングなのか、ファシリテーターだけではなく参加者みなが知っておくのはとても大事なことです。

続いて、「グッドミーティングの定義を考える」ワークの時間にうつります。

「自分が思うよい・わるい会議ってどんな会議？」のイメージを書き出してみます。
用紙の左半分に「グッドミーティング」、もう半分には「バッドミーティング」。
まずはまずは個人で、れぞれの要素を10個ずつ書き出してみます。

書き出したら、今度は3人組でそれぞれが書き出した内容を共有します。互いの思う「よい」はもしかしたら異なるかもしれません。

共有の際には、3人とも合意できるものには印をつけていきます。
様々な意見が出るミーティングにおいて、この合意を確認する作業はその会議の決定事項を明らかにすることにつながります。

今度は、各グループで合意した「よいミーティング」のイメージを青木さんが聞いていきます。

フラットな意見が出し合える、わかりやすいコトバで話す、時間どおりにおわる、目的がはっきりしている、新しいアイディアを認め合える、お菓子・お茶がある…？！など、各グループから全て違う意見が出てきます。よい会議のための要素は、こんなにも多くあることがよくわかりました。

ここからお昼休憩の時間ですが、その前に「グッドミーティングの定義を考える」ためのワークをもうひとつ。

「この中でとびラーのミーティングで大事なのはこれ！というものに投票してみましょう。お一人に4枚赤い丸シールを渡すので、休憩中に自分はこれが大事だと思うもの４つに1枚ずつ投票しておいてください。」

＜午後＞

シール投票と昼休憩を終え、講座を再開します。シール投票の結果をみてみると、どの要素に票が集まったのかが一目でわかります。
午後はこれを題材にしながら、さらにどうやったらみんなが思うグッドミーティングに近づくことができるのかを考えていきます。

その前に、再び質疑応答の時間です。

・ファシリテーターと司会者はどのように違うのでしょうか？今ここで学んでいるファシリテーターと、社会一般的な司会者の違いはなんなのでしょうか？
「司会というは会を司ると書きますね。会議が始まりから終わりまでの進行を司るわけです。ファシリテーターも同じですが、参加型の要素が強いものがファシリテーターといいます。芸人の話になりますが、長く息をしている芸人というのは、司会者としてとても優れていたりします。お笑いでも、音楽番組でも司会をやってます。自分の芸ではなく、ひな壇にいる芸人たちの面白さを引き出していくから、枯渇しない、そして面白い番組として成立するんですね。優れた司会者であり、ファシリテーターであると思います。」

・今日冒頭にアメリカの話題がありましたが、例えば日本人とアメリカ人くらい文化の違う人が同じ会議に参加している場合に、どういうことに気をつけたらよいのでしょう。
「先ほどあげてもらったグッドミーティングの要素の中に『それぞれの人の意見が尊重される』とありましたが、特に文化や風習の違いがあるときには、その双方を尊重する立場に立つことが大事です。フラットに意見を出し合える立場に立つことが、ファシリテーターのような中間的な位置の人の役割。違えが違うほど、尊重しようというスイッチを深めに入れることを大事にしています。」

●「いいねぇ会議」

シール投票の結果でもっとも票が多かったのがこの２つの要素。
・フラットな意見が出し合える
・新しいアイディアを認め合える
これらを使った、ワークをしていきます。その名も「いいねぇ会議」。

ルールは、他の人が言った意見に対して必ず「いいねぇ」と反応し、加えて、「こんなのもどう？」と自分の提案を足して返します。

どんな突拍子のないこと、自分の関心と違うことも一旦置いておいて、ながれをとめずに「いいねぇ」で会議を続けています。

4人組のグループごとにやってみます。部屋中が一気に盛り上がり、宇宙旅行に行ってしまうところまで…

私たちは日常のコミュニケーションの中で、的外れなものや、実現可能性の低そうな発言があったりすると、つい「でもそれは…」などと、相手を否定する言葉から入ってしまうことがあります。これは会議の中にも多くあるそう。

「ミーティングでの発言の中で、的確・まともな意見というのは最初から出てくるものではありません。最初は植物の苗木・双葉のように弱々しいものだったたとしても、その芽を摘んでしまうのではなく、『いいねぇ』と言ってくれることで、少し成長することができます。それはいつか大木になるアイディアの種かもしれません。できれば、プラスアルファの提案を乗せて、成長の可能性をさらにひらくことができるといいですね。会議の場でちょっと違うなという意見が出た時、ぜひ『いいねぇ』と言ってみてください。状況が変わるはずです。」

この「いいねぇ会議」、ミーティングの前に3分だけでもやってみると、場が柔らかくなり、この場は何かを言っても大丈夫だという安心感が生まれる、いいアイスブレイクになるそうです。

シール投票の結果、次に票が入っていたのがこの２つ。
・納得感、共通認識を持って終える
・成果がなんだったのかがわかる

これらを実現させるために良い方法は

「みんなの意見を書く」ことだそう。みんなの意見を書くと、共通認識が作られやすくなり、成果も見やすい状況になります。

●発言を板書する

板書をする際のポイントは、
・全ての意見をより好みをせずに書く。
・なるべく当人の言葉で書く。
こと。的外れな意見だと思ったとしても、また声の大小に関係なく、全ての意見を平等に扱います。また、なるべく当人の言葉で書くのは、言葉を置き換えてしまうことでニュアンスが変わってしまうことがあるからです。

●個人で書いてから集団で話し合う
また、会議のやり方として、個人で書いてから集団で話し合う方法があります。今日も前半に「グッドミーティング」「バッドミーティング」のイメージをA4の用紙に書き出してもらいました。議題に対していきなり意見を言うことが難しい時に、例えば、「3分書いてみましょう」と時間をとってみる。
どんなに普段意見を言わない人でも、手元には書いてくれます。書いたものを発表してくださいと言うと、全員が発言できます。会議で発言の強い人や経験値の豊富な人が一番最初に発言してしまい、それに影響を受けてしまうことがあります。その前にまず個人が何を思っているのかを書き出してみるよいです。

■話し合いの練習
個人で書いてから集団で話し合う練習をやってみます。
「今から出す質問に答えてください。マジックで手元の紙に大きく書いてください。」

書けたら、全員で見せ合いながら部屋の中を歩き回り、出会った人とコミュニケーションをとっていきます。

（１）みなさんの好物はなんですか？

続いて２つ目の質問。

（２）実は私〇〇やってました。〇〇が得意です。

同じように部屋を歩き回りながらコミュニケーションをとりますが、今度は「もっと聞きたいな」「同じ特技！」「よくわからなけどきになる」など、気の合う人と4人組をつくります。

今度は4人のグループで、それぞれの特技を生かしたプロジェクトをひとつ作ってみます。

目的のために集まったメンバーではなく、そこに集まった人の特技で、これまでとは違う画期的な新しい商品ができた、そんな事例があったそうです。

「ミーティングで大事なのは、お互いの得意なことを活かし合うことです。用紙に書き出すことで、それぞれが得意なことがチームに見えている状態で話し合いを進めることができます。」

4月に出会ったばかりの、まだ知らないお互いの特技や一面。それぞれの持ち味を活かした面白いプロジェクトが沢山発表され、笑いが飛び交います。このようにミーティングが明るい場であることも大切です。

■会議の構造

ここまでに試した様々な手法をミーティングの中で効果的に使っていくために、その構造をみていきます。

ミーティング（会議）には、4つの段階があるそうです。

①「共有」
会議のテーマや目的を確認・決める時間です。

②「拡散」
自由にアイディアや意見を数多く出し、拡げる時間です。講座内でも行った「いいねぇ会議」の方法はこの部分にあたります。

③「混沌」
様々に意見が出たアイディアを、「ではどうする？」と議論する段階です。アイディアの分類、選択肢の整理・比較検討などを行い、次の収束の段階につなげていきます。

④「収束」
結論や合意点を確認。実現可能性も考えながら、最後に具体的な行動プランを決めます。

会議を進行する人だけでなく、参加者皆が、「今自分たちはどの段階にいるか」を意識することで、それぞれの段階での工夫を取り込むことができます。
その後、いくつか質問ができました。

・進行をする人もいち参加者だった場合に、発言はしても大丈夫？
「もちろん発言は大丈夫です。しかし、主張の強さに気をつける必要があります。他の参加者と同じように、対等でいるために、イメージとして、4人の参加者だったら4分の一くらいのエネルギーで発言するのがよいですね。」

・「混沌」したまま時間切れになることも多いですが、どうやって「収束」の段階に入ればよいですか？
「それぞれの段階にどのくらいの時間をかけるのか、あらかじめ決めておくとよいです。加えて、タイムキーパーや板書係などの役割があると、進行役は安心して会議を進めることができます。
また、２度に分けるとより豊かにアイディアが出たりします。今日は拡散までにして、結論まで決めなくてよいとすると、気持ちが楽ですね。」

他にも、座ってばかりでなく、立ち上がったり、場所を変えたり、動きを取り入れることも、視点が変わったり広がったりすることに効果的だそうです。

講座も残すことろ30分。最後に、今日の学びを活かして、会議を練習してみます。

「今日いる皆さんとちょっとお話してみたいこと」を全員から募集。

手元の用紙に書き出してみて、ミーティングのテーマとして提案したい人が前に並びます。

・美術館で静かにしなきゃと思って息がつまるのをどうにかしたい！
・よい作品ってなに？
・どうすれば、今日学んだことを実践できるのか
・あと30分で何を学びたいか
・梅雨の楽しみ方
・全員となかなか会えない中で、どうしたら仲良くなれるか？
・やりたいとびラボは？
・これからの博物館について
などのテーマが集まりました。

関心のあるテーマに集まり、会議の練習のスタートです。